حجز مواعيد العيادات أونلاين عبر واتساب: إعداد عملي

تعيش العيادات على الهاتف وواتساب: «هل الدكتور موجود يوم الخميس؟»، «كم سعر الكشف؟»، «هل يمكنني تغيير موعدي؟». وكل سؤال من هذه يجيب عنه موظف استقبال يسجّل في الوقت نفسه المريض الواقف أمامه.

ما الذي يسأله المرضى فعلًا

• ما الأيام والأوقات التي يتوفر فيها الطبيب؟
• كم سعر الكشف، وهل تقبلون تأميني؟
• أين العيادة بالضبط، وهل يوجد موقف سيارات؟
• هل يمكنني الحجز أو الإلغاء أو تغيير الموعد؟
• ماذا أحضر أو أفعل قبل الزيارة؟

لأغلب هذه الأسئلة إجابة صحيحة واحدة لا تتغير. وهذا ما يجب أن يجيب عنه الوكيل الذكي — فورًا، في الحادية عشرة ليلًا، بالعربية أو الإنجليزية.

القاعدة الأهم: المواعيد المتاحة فعلًا فقط

بوت الحجز الذي يسمح لمريضين باختيار موعد الرابعة نفسه أسوأ من عدم وجود بوت. يجب أن يقرأ البوت التقويم المباشر: ساعات عمل كل طبيب، ومدة الموعد، والاستراحات، والحجوزات الموجودة. ويعرض خيارين أو ثلاثة متقاربة بدلًا من قائمة طويلة.

محادثة حجز ناجحة

1. 1المريض: «أريد حجز موعد مع د. سارة هذا الأسبوع.»
2. 2البوت يعرض: «الخميس 4:00 أو 4:30، أو السبت 11:00. أيها يناسبك؟»
3. 3يختار المريض؛ فيطلب البوت الاسم الكامل وسبب الزيارة.
4. 4يؤكد البوت التاريخ والوقت والطبيب والعنوان — ويصبح الموعد محجوزًا للجميع.
5. 5قبل الموعد بيوم يصل تذكير بأزرار للتأكيد أو تغيير الموعد.

ما الذي يجب ألا يفعله البوت أبدًا

• أن يقدم تشخيصًا أو نصيحة طبية.
• أن يعد بمواعيد لا يراها في التقويم.
• أن يُبقي المريض يتحدث مع بوت عندما يطلب شخصًا.

اضبط الوكيل ليحوّل المحادثة للفريق في أي أمر طبي، وليميّز الرسائل العاجلة حتى يراها الفريق أولًا.

الإعداد في فترة ما بعد الظهر

1. 1اكتب الأطباء أو الخدمات ومدة كل موعد وساعات العمل.
2. 2اكتب معلومات العيادة: الأسعار والعنوان والتأمين وتعليمات التحضير.
3. 3اربط واتساب (وانستجرام أو ماسنجر إذا كان المرضى يراسلون هناك).
4. 4جرّب حجزًا وإلغاءً وسؤالًا طبيًا يجب أن يذهب للفريق.